DocuShare

docushare_image_1

Xerox DocuShare это веб-система управления, которая позволяет легко хранить, извлекать, обрабатывать, обмениваться и совместно работать над цифровым контентом безопасным способом в единой среде.

 

С её помощью организации могут:

— Надежно хранить и управлять всеми типами цифрового контента
— Переводить бумажные документы в цифровой вид для более легкого управления
— Получать доступ к необходимому контенту быстро и из любого места с помощью веб-браузера
— Совместно работать над проектами и документами
— Автоматизировать трудоёмкие бизнес-процессы

Программный продукт Xerox DocuShare является многофункциональной программной платформой, состоящей из ряда модулей, индивидуально подбираемых в уникальную конфигурацию в зависимости от задач, решаемых у конкретного заказчика.

Система построена по технологии клиент-сервер, где в качестве клиента может выступать веб-браузер, а сервер устанавливается на ряд программных платформ, включая Linux.

 

Ниже приводятся некоторые из основных возможностей платформы DocuShare:

— Document quotas.  Квоты – позволяют администратору ограничить количество хранимых каждым пользователем документов и максимальный размер памяти, выделенной для всех документов пользователя
— Content rule enhancements.  Расширенный функционал правил контента — Несколько новых функций, включая фильтры по свойствам с типом «дата», установку даты и прав доступа
— Relative date search features. Функция поиска по относительной дате позволяют пользователям осуществлять поиск используя фильтр по датам, относительно момента запроса (например, это позволяет ежедневно искать документы, созданные в течение последних пяти дней до момента поиска)
— Предпочтение страницы «Быстрый поиск» в качестве домашней —  предоставляет возможность для пользователей устанавливать в качестве домашней страницы любую коллекцию или рабочее пространство, или выбрать одну из стандартных страниц: домашняя страница быстрого поиска, классическая домашняя страница DocuShare, или страницу Мой DocuShare
— Статистика сервера помогает администраторам контролировать процессы на сервере, диагностировать проблемы, быстро собирать информацию, необходимую специалистам технической поддержки DocuShare при выполнении настроек производительности
— Индексирование содержимого в зависимости от типа документа позволяет администраторам указывать, какие типы документов (включая пользовательские) должны индексироваться для полнотекстового поиска

 

Возможности управления контентом

— Блокировка/ Разблокировка (Check-out/check-in)
— Создание и управление версиями документов
— Управление и разграничение доступа на уровне документа, коллекции или в зависимости от роли пользователя
— Полнотекстовый поиск и поиск по метаданным
— Персональный портал позволяет организовать личное пространство пользователя, например, упростив доступ к наиболее часто используемым материалам
— Аудит и регистрация событий позволяют отследить историю всех действий, связанных с единицей хранения
— Тесная интеграция сXerox SMARTdocumentTravel и сторонними продуктами: ABBYY FlexiCapture, ABBYY Recognition Server, Kofax Ascent Capture, NSi AutoStore, Nuance eCopy, PaperPort, and ScanFlowStore, Omtool AccuRoute

 

Системная интеграция

— Опциональная интеграция с проводником Microsoft Windows и Microsoft Office позволяет пользователям работать с документами в привычной среде
— Поддержка WebDAV позволяет пользователям работать с документами в настольных приложениях вне зависимости от платформы (операционной системы), на которой они запущены
— Интеграция с многочисленными системами веб-порталов, включая порталы на основе Microsoft SharePoint
— Уведомления по электронной почте о появлении новых документов или изменениях версий позволяют синхронизировать работу всей группы

 

Преимущества внедрения Xerox DocuShare

— Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.)
— Обеспечение конфиденциальности информации
— Легкость внедрения инноваций и обучения
— Рост конкурентных преимуществ. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов
— Сокращение до 80% времени, уходящего на поиск необходимой информации
— До 50% экономии на эксплуатационных затратах
— Значительный рост окупаемости инвестиций и уменьшение используемого места за счет снижения потребления бумаги, энергии и расходов на доставку для хранения
— Отказоустойчивая система восстановления, обеспечивающая постоянную сохранность и доступность информации
— Точное соответствие стандартам всеобъемлющих аудиторских проверок
— Улучшенная стандартизация и повышенная точность
— Минимальное использование системных ресурсов
— Возможность быстрого внедрения — для использования удобного интерфейса на основе веб-технологии практически не требуется дополнительное обучение

 

Ценность для пользователей

— Простое управление документами любых типов
— Возможности автоматизации сложных процессов
— Мощные средства совместной работы
— Возможности атрибутивного и полнотекстового поиска
— Интеграция с широким кругом устройств ввода изображений
— Интеграция с системами Web-порталов, включая Microsoft SharePoint
— Интеграция с офисными приложениями, включая Microsoft Office

 

Ценность для IT департамента

— Простота внедрения и администрирования
— Кросс-платформенная поддержка, простой веб-доступ
— Высокая степень масштабируемости позволяет прогнозировать потребности и планировать выделение ресурсов на их удовлетворение
— Простая настройка уровней доступа не требует навыков программирования и  упрощает обслуживание
— Универсальная открытая платформа